TEKNIS PERSIDANGAN

ASPEK-ASPEK, MEKANISME DAN TEKNIK PERSIDANGAN

Oleh:Amran Umar

PENDAHULUAN

            PMII sebagai Wadah organisasi perkaderan selalu mengajarkan corak kepemimpinan yang demokratis, transparan dan representatif. Pengambilan kebijakan dalam PMII misalnya harus selalu berdasarkan pada asas musyawarah mufakat dan berpegang teguh kepada prinsip organisasi. Persidangan merupakan bagian dari mekanisme pengambilan kebijakan organisasi secara demokratis yang harus di fahami dan dihayati oleh seluruh kader dan anggota PMII RAYON AL-HASANAH.

Menurut kamus umum bahasa Indonesia poerwodarminto, sidang disinonimkan dengan rapat, yang artinya berkumpul untuk berunding. Akan tetapi jika dicermati secara lebih lanjut ada perbedaan antara sidang dengan rapat, walaupun bukan perbedaan yang prinsipil.

Rapat lebih menunjukan bentuk dari suatu pertemuaan pendapaat, sedang sidang mengarah pada proses yang berlangsung pada pertemuan tersebut. Persidangan adalah hal yang bersangkut paut dengan sidang, dimana sidang diartikan pertemuan resmi antara tiga orang atau lebih secara terpimpin untuk membicarakan suatu masalah.

TUJUAN SIDANG

Tujuan sidang dapat bermacam- macam namun pada pokoknya ada tiga yaitu;

J  Menyampaikan dan atau menerima informasi mengenai suatu pokok persoalan atau masalah

J  Memecahkan atau menyelesaikan suatu pokok masalah yang dihadapi pihak yang bersidang.

J  Mengambil suatu atau beberapa keputusan tentang suatu masalah yang dihadapi dan menyangkut kepentingan pihak yang bersidang

SYARAT – SYARAT PERSIDANGAN

Syarat – syarat persidangan yang harus dipenuhi dalam proses persidangan adalah ;

J  Persidangan dilakukan secara lisan

J  Ada interksi antara peserta

J  Mempunyai maksud dan tujuan tertentu

J  Berlangsung secara sistematis

UNSUR – UNSUR PENTING DALAM PERSIDANGAN

Unsur persidangan;

J  Pimpinan, sekretaris ,peserta (anggota) Sidang

J  Masalah yang hendak dibahas

J  Rencana  atau tujuan (agenda) sidang

J  Sarana dan prasarana (tempat, peralatan dan perlengkapan,dll)

Istilah istilah  persidangan yang baku antara lain;

J  Skorsing/pending       : Menghentikan sidang sementra waktu

J  Pendapat                    : Usul,  saran, tanggapan

J  Lobbying                    : Kompromi

J  Quorum                      : Jumlah peserta sidang

J  Voting                                    : Pengambilan keputusan dengan suara terbanyak

J  Intrupsi                      : terdiri atas ;

a.  Order (permintaan, Usulan, kritisasi, pelurusan)

b.  Information (keterangan, informasi)

c. Clearification (penjelasan, sanggahan)

d. Afirmation (penguatan)

e. Personal Priviliase (berkaitan dengan hal- hal pribadi. Contoh: mau ke kamar mandi, merokok dll)

PROSEDUR DALAM PERSIDANGAN

Meski tidak ada aturan standart, namun persidangan terdiri atas tahapan persidangan dan pelaksanaan sebagai berikut;

1)      Persiapan

Persiapan persidangan meliputi;

Penentuan materi sidang, tujuan sidang , siapa yang diundang, tempat, waktu, dan persediaan sarana dan prasarana.

2)      Pelaksanaan

Merupakan proses bagaimana sidang dilaksanakan terdiri atas tahapan atau rangkainaan kegiatanya yang umum yaitu;

a)      Pembuka

b)      Penentuan pimpinan sidang, sekretaris Sidang

c)      Presensi peserta

d)      Agenda sidang dan tawaran peserta

e)      Tanggapan dan pembahasan masalah

f)       Pengambilan keputusan atau kesimpulan

g)      Penutup

Sikap yang harus dikedepankan  dalam persidangan

Dalam persidangan sikap perserta harus mencerminkan kedewasaan dan keluasan berpikir,ada beberapa hal  yang perlu diperhatikan dan dihindari yaitu;

J  Pengunaan istilah tidak umum/sulit dipahami

J  Penggunaan waktu yang tidak tepat

J  Tidak suka mendengarkan pembicaraan orang lain

J  Berbelit- belit dalam berpendapat

J  Tidak mengindahkan tata tertib sidang

J  Tidak mempersiapkan diri sesuai materi persidangan

J  Tidak menyinggung perasaan peserta sidang lainya

J  Tidak bersikap sopan (berbahasa, bertingkah –laku/gerak – gerik ) saat sidang berlangsung atau pada waktu penyampaian pendapat dan mendengarkan pendapat dari orang lain.

Dalam  persidangan salah satu hal penting yang tidak dapat dihilangkan adalah adanya simbolisasi ketukan palu yang mewakili suara peserta dalam menyetujui suatu keputusan.

Adapaun  macam ketukan palu sebagai berikut;

J  Ketukan palu 1x = untuk memutuskan keputusan point per point dan skorsing kurang dari 15 menit

J  Ketukan palu 2x = untuk penentuan waktu skorsing , menyerahkan palu sidang mengambil alih palu sidang (kendali persidangan).

J  Ketukan palu 3x = untuk keputusan secara keseluruhan, membuka dan menutup sidang

J  Ketukan palu lebih dari tiga untuk menertibkan persidangan jika paserta sidang membuat gaduh atau tidak mengindahkan persidangan.

REDAKSI YANG DI PAKAI DALAM PERSIDANGAN

            Pada dasarnya tidak ada redaksi baku yang digunakan dalam persidangan. Redaksi biasanya didapatkan melalui praktek  ataupun melalui kebiasaan sidang. Penulis akan memberi sedikit contoh redaksi yang biasa digunakan dalam persidangan.

J  Membuka Sidang                    : “apakah sidang pada malam/pagi/sore hari ini tentang RTAR bisa dimulai?” dll

J  Menawarkan Usulan forum    : “apakah tawaran dari si A tentang Perlunya pending bisa disepakati?”

J  Menawarkan Point sdang       : “apakah point ………… tentang ……….. bisa disepakati?”

J  Mengalihkan palu sidang        : “ apakah palu sidang bisa saya alihkan kepada presidium sidang sebealah kanan/kiri saya”atau diganti?

J  Menutup sidang                      : “ sidang pada malam/pagi/sore ini saya nyatakan ditutup”

PENUTUP

            Sidang merupakan mekanisme formal dalam membahas suatu permasalahan sekaligus mencari penyelesaiannya. Tentu saja persidangan lebih erat kaitannya dengan praktek, bukan hanya sekedar teori. Maka dari itu, alangkah lebih tepat kalau teori persidangan di atas sering kita praktekkan.

          

---

[1] Disampaikan pada Kegiatan Pra RTAR PMII RAYON AL-HASANAH